ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Základní informace o zpracování osobních údajů 

Společnost Knovíz 22 s.r.o., IČ: 10905171, se sídlem Ke Statenicím 28, 252 67 Tuchoměřice, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 350509 (dále jen „Společnost“), prostřednictvím těchto zásad jako správce osobních údajů informuje subjekty osobních údajů, tj. fyzické osoby, jejichž osobní údaje Společnost zpracovává (dále jen „Subjekty osobních údajů“), o účelech, prostředcích a způsobech zpracování osobních údajů, včetně sdělení práv Subjektů osobních údajů.

Společnost vykonává správu osobních údajů i pro jednotlivé projektové společnosti (dále jen Projektové společnosti“), které jsou součástí stejné skupiny, jako Společnost, a to za níže uvedených podmínek.

Kontaktní údaje Společnosti jsou následující:

  • Adresa: Knovíz 22 s.r.o., Ke Statenicím 28, 252 67 Tuchoměřice
  • Pověřená osoba: Jan Kraus, e-mail: gdpr@knoviz.cz

Relevantní právní předpisy

Při zpracovávání osobních údajů Subjektů osobních údajů se Společnost řídí platnými právními předpisy České republiky a Evropské unie, mezi něž patří zejména:

  1. Zařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení“ nebo „GDPR“)
  2. Zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů;
  3. Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník;

Společnost je při zpracování osobních údajů povinna postupovat s náležitou odbornou péčí tak, aby nezpůsobila nic, co by mohlo představovat porušení těchto právních předpisů.

 Zdroje osobních údajů

Společnost zpracovává a shromažďuje především tyto osobní údaje:

  1. Údaje, které jí poskytují samy Subjekty osobních údajů, mezi které patří zejména:
  • údaje poskytnuté při uzavření smluvního vztahu mezi Subjektem osobních údajů a Společností, resp. Projektovou společností, anebo v souvislosti se vznikem tohoto smluvního vztahu;
  • údaje poskytnuté pro realizaci předmětu smluvního vztahu;
  • údaje poskytnuté při kontaktování Společnosti a poptávání produktů Společnosti, resp. Projektových společností;
  • údaje poskytnuté při komunikaci se Společností (osobně, telefonicky, prostřednictvím e-mailu, nebo vyplněním kontaktního formuláře na webových stránkách www.knoviz22.cz);
  • údaje poskytnuté při kontaktování Společnosti s jakýchkoliv jiných důvodů.
  1. Údaje získané z jiných zdrojů, mezi které patří zejména:
  • údaje z veřejně dostupných zdrojů, včetně veřejných rejstříků, veřejných evidencí a sítě internetu a dále od orgánů státní správy apod.;
  • údaje a informace, které Společnost obdržela od třetích osob, kterými jsou například zaměstnavatelé Subjektů osobních údajů, a které Společnost potřebuje pro realizaci předmětu smluvního vztahu se Subjektem osobních údajů či pro splnění svých právních povinností.

Kategorie zpracování osobních údajů

Společnost zpracovává následující kategorie osobních údajů:

  1. Klientské osobní údaje (tj. osobní údaje Subjektů osobních údajů, které jsou klienty Společnosti nebo Projektových společností)
  2. Zaměstnanecké osobní údaje a osobní údaje uchazečů o zaměstnání
  3. Osobní údaje jiných fyzických osob (zejm. spolupracujících fyzických osob, obchodních partnerů, zaměstnanců obchodních partnerů atd.).

Tyto zásady zpracování osobních údajů se vztahují na všechny zaměstnance, klienty, dodavatele a odběratele Společnosti a také na kohokoliv jiného, kdo Společnost kontaktuje nebo jí jinou cestou předá či sdělí nějaké osobní údaje.

Rozsah zpracování osobních údajů

Společnost zpracovává osobní údaje v následujícím rozsahu:

  1. Identifikační údaje (titul, jméno, příjmení, rodné číslo, datum narození, IČO, DIČ, pohlaví, údaje z dokladu totožnosti)
  2. Kontaktní údaje (trvalé bydliště, korespondenční adresa, sídlo, místo podnikání, telefonní číslo, e-mailová adresa)
  3. Ostatní údaje (bankovní spojení, fotografie, údaje uvedené v životopise uchazeče o zaměstnání (vzdělání, znalosti, pracovní zkušenosti apod.)).

Způsob zpracování osobních údajů společností

Zpracování osobních údajů probíhá ve Společnosti jak manuálně, tak automatizovaně v informačních systémech Společnosti. Pokud jsou osobní údaje Subjektů osobních údajů zpracovávány prostřednictvím informačních systémů, nedochází k žádnému automatizovanému rozhodování.

Účely zpracování osobních údajů společností 

Společnost využívá shromážděné osobní údaje k těmto účelům:

  1. Příprava, plnění a evidence smluv
  2. Kontaktování Subjektů osobních údajů za účelem plnění smluv
  3. Kontaktování Subjektů osobních údajů za účelem budoucí spolupráce, vč. náboru zaměstnanců
  4. Plnění zákonných povinností Společnosti, resp. Projektových společností
  5. Daňové a účetní účely
  6. Vymáhání pohledávek
  7. Soudní řízení
  8. Ochrana majetku a osob
  9. Přímý marketing a reklama.

 Zpracovatelé a příjemci osobních údajů 

Společnost je oprávněna poskytnout osobní údaje Projektovým společnostem a pro účely plnění zákonných a smluvních povinností svých nebo Projektové společnosti je dále oprávněna poskytnout osobní údaje dalším zpracovatelům a příjemcům, kterými jsou:

  1. Dodavatelé a poskytovatelé služeb Společnosti, resp. příslušné Projektové společnosti (zejm. dodavatelé stavebních prací, IT technologií)
  2. Bankovní instituce v případě projektového financování developerských projektů
  3. Osoby podílející se na uzavírání a evidenci smluv a souvisejících dokumentů
  4. Poskytovatelé služeb v rámci správy bytových domů
  5. Soudy, Policie ČR, orgány veřejné správy
  6. Další subjekty, pokud s tím Subjekt osobních údajů vyslovil souhlas.

 Doba uchování osobních údajů

V případě získání osobních údajů pro účely smluvních vztahů jsou údaje uchovávány v databázi po celou dobu trvání smluvního vztahu k tomu, aby mohla Společnost, resp. Projektová společnost, plnit smlouvu a z ní vyplývající smluvní povinnosti a vykonávat z ní vyplývající práva. Pro účely plnění smlouvy může Společnost potřebné osobní údaje zpracovávat i bez souhlasu Subjektu osobních údajů.

Pro potřeby archivace a plnění zákonných archivačních a kontrolních povinností a vymáhání oprávněných nároků Společnosti, resp. Projektových společností, uchovává Společnost osobní údaje Subjektů osobních údajů minimálně dalších pět (5) let po zániku smluvního vztahu. Je-li právními předpisy stanovena kratší nebo lhůta pro plnění archivačních povinností, nebo kontrolních povinností zejména ve vztahu k finančním úřadům, jsou údaje uchovávány po tuto kratší, resp. delší, právními předpisy stanovenou dobu.

Údaje, které jsou získány se souhlasem Subjektu osobních údajů nebo které jsou vedeny informačních systémech Společnosti, zpracovává Společnost po dobu trvání souhlasu. V případě odvolání souhlasu jsou osobní údaje uchovávány a zpracovávány i nadále, je-li to nezbytné k účinnému vymáhání oprávněných nároků smluvních stran, nebo vyplývá-li takováto povinnost z právních předpisů.

Pomine-li účel zpracování, jsou veškerá data Subjektů osobních údajů, resp. data, která sloužila k danému účelu, z databáze Společnosti vymazána.

 Práva subjektů při zpracování osobních údajů

Společnost nesmí sbírat, zpracovávat, používat a ukládat osobní údaje bez platného právního základu. V případě každého jednotlivého účelu zpracování osobních údajů, které Společnost získá, je Společnost povinna informovat Subjekt osobních údajů o tom, jaký právní základ se uplatní a jaká práva smí Subjekt osobních údajů uplatňovat, zda je poskytnutí osobních údajů dáno zákonem, nebo vyžadováno pro účely uzavření smlouvy, zda je povinnost osobní údaje poskytnout a jaké jsou případné důsledky, rozhodnete-li se údaje neposkytnout.

Ohledně zpracování osobních údajů má každý Subjekt osobních údajů vůči Společnosti následující práva:

  1. Právo na informace a přístup k osobním údajům (každý Subjekt osobních údajů má právo na informaci, jestli jsou jeho osobní údaje zpracovány, případně jaké má možnosti získat k těmto údajům přístup, právo požadovat kopie těchto údajů a podrobnosti o jejich zpracování)
  2. Právo na opravu osobních údajů (v případě, že jsou osobní údaje zpracovány nepřesně, nesprávně případně nedostatečně, má Subjekt osobních údajů právo na opravu či doplnění) a/nebo na změnu osobních údajů nebo oprava chyby v údajích (pokud dojde, např. v průběhu trvání smluvního vztahu mezi Subjektem osobních údajů a Společností, k jakékoliv změně v  osobních údajích, jako například změně jména, bydliště nebo e-mailové adresy či telefonního čísla, nebo pokud Subjekt osobních údajů zjistí, že Společnost pracuje s jeho neaktuálními nebo chybnými údaji, má právo na to Společnost upozornit a požádat o opravu či úpravu osobního údaje);
  3. Právo na omezení zpracování osobních údajů (každý Subjekt osobních údajů má právo žádat omezení zpracování jeho osobních údajů. Společnost pro tyto účely takové osobní údaje znepřístupní, dočasně skryje, uchová, případně provede jiné kroky související s tímto zpracováním);
  4. Právo na výmaz osobních údajů (každý Subjekt osobních údajů má právo, aby jeho osobní údaje byly vymazány, zejména pokud takové osobní údaje (i) již nejsou potřebné účelu, pro který byly shromážděny a zpracovány, (ii) byly zpracovány na základě souhlasu, který byl odvolán, (iii) již neexistuje právní titul pro další zpracování takových osobních údajů atd.) a/nebo odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů, a to písemně dopisem na adresu sídla Společnosti nebo prostřednictvím elektronické pošty na e-mailové adrese: gdpr@knoviz22.cz (v případě, kdy je zpracování osobních údajů založeno na souhlasu uděleném Subjektem osobních údajů, je tento oprávněn souhlas kdykoli odvolat, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním).

Výjimkou z výše zmíněného mohou být důvody, pro které je nutné pokračovat v uchování osobních údajů i přes žádost Subjektu osobních údajů o výmaz osobních údajů, zejména pokud je nezbytné dalšího zpracování pro uplatnění právních nároků Společnosti, resp. Projektových společností. Dále má Společnost možnost zamítnout žádost Subjektu osobních údajů o výmaz osobních údajů v případě, že uchování těchto osobních údajů jí ukládá zvláštní právní předpis (archivace spisů).

  1. Právo na přenositelnost osobních údajů (předání osobních údajů Subjektu osobních údajů, které Společnost zpracovává, v rozsahu dle pokynu subjektu údajů třetí osobě).
  2. Právo na vznesení námitky (každý Subjekt osobních údajů má právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů, které jsou zpracovány pro účely splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu, při výkonu veřejné moci, případně pro účely ochrany oprávněných zájmů Společnosti, resp. Projektových společností).
  3. Právo na podání stížnosti u dozorového úřadu (každý Subjekt osobních údajů, je-li přesvědčen, že byla porušena jeho práva vyplývající z právních předpisů, se může formou stížnosti obrátit na dohlížející orgán, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel.: 234 665 111, www.uoou.cz).